Nhật ký thi công là gì? Tại sao cần nhật ký khi xây nhà trọn gói?

Khi ký hợp đồng xây nhà trọn gói, hầu hết các gia chủ thường chỉ quan tâm đến bảng báo giá, bản vẽ thiết kế hay chủng loại vật tư. Tuy nhiên, có một "bảo bối" pháp lý cực kỳ quan trọng thường bị bỏ quên, đó chính là nhật ký thi công.

Đã có rất nhiều trường hợp tranh chấp xảy ra: Tường bị nứt do ai? Tại sao tiến độ bị chậm? Sắt thép đưa vào có đúng chủng loại không? Khi đó, lời nói gió bay, chỉ có cuốn sổ nhật ký nhem nhuốc vết vôi vữa tại công trường mới là bằng chứng đanh thép nhất trước tòa án. Vậy nhật ký thi công thực chất là gì? Nội dung bên trong gồm những gì và quy định pháp luật về nó ra sao?

Với kinh nghiệm thực chiến tại hàng trăm công trình, Xây Dựng Minh Duy sẽ cùng bạn giải mã cuốn "hồi ký" của ngôi nhà trong bài viết chuyên sâu dưới đây.

1. Nhật ký thi công là gì? Định nghĩa chuẩn pháp lý

Không đơn thuần là cuốn sổ ghi chép tản mạn, nhật ký thi công là tài liệu gốc về pháp lý.

Theo quy định tại Nghị định 06/2021/NĐ-CP và Thông tư 10/2021/TT-BXD về quản lý chất lượng thi công xây dựng, nhật ký thi công là tài liệu phản ánh trung thực, chính xác và đầy đủ tình hình thi công xây dựng công trình hàng ngày tại công trường.

Nói một cách dễ hiểu: Nó giống như bệnh án của một bệnh nhân hay hộp đen của máy bay. Mọi diễn biến xảy ra tại công trình từ lúc khởi công (động thổ) cho đến khi bàn giao đều phải được ghi lại chi tiết trong cuốn sổ này.

Ai là người viết nhật ký thi công?

Trách nhiệm ghi chép thuộc về chỉ huy trưởng công trình hoặc cán bộ kỹ thuật giám sát trực tiếp của nhà thầu thi công. Tuy nhiên, Chủ đầu tư (Chủ nhà) hoặc Tư vấn giám sát (nếu có thuê riêng) có trách nhiệm kiểm tra, xác nhận và ký tên vào sổ này hàng ngày hoặc định kỳ.

2. Tại sao cần nhật ký thi công khi xây nhà trọn gói?

Trong dịch vụ báo giá xây nhà trọn gói, nhà thầu lo từ A đến Z. Chính vì vậy, nhật ký thi công đóng vai trò như một "camera giám sát" bằng văn bản, đảm bảo quyền lợi cho các bên:

2.1. Đối với Chủ nhà (Chủ đầu tư)

• Kiểm soát chất lượng: Biết được hôm nay thợ làm gì, dùng xi măng mác bao nhiêu, cốt thép hãng nào.

• Minh bạch tiến độ: Theo dõi xem nhà thầu có "lãng công" hay không, nhân lực có đủ như cam kết không.

• Cơ sở bảo hành: Nếu sau này nhà bị thấm hay nứt, nhật ký sẽ cho biết ngày đó thợ chống thấm làm mấy lớp, thời tiết có mưa không, từ đó xác định nguyên nhân và trách nhiệm.

2.2. Đối với Nhà thầu (Xây Dựng Minh Duy)

• Bảo vệ uy tín: Chứng minh được mình làm đúng quy trình, đúng vật tư đã cam kết.

• Lý do bất khả kháng: Ghi nhận những ngày mưa bão, thiên tai hoặc chủ nhà chậm cung cấp vật tư/thanh toán dẫn đến chậm tiến độ. Đây là bằng chứng để không bị phạt chậm hợp đồng.

• Quản lý nội bộ: Giúp công ty quản lý được hiệu suất làm việc của đội thợ và hao hụt vật tư.

2.3. Đối với cơ quan chức năng

Khi làm thủ tục hoàn công (cấp đổi sổ hồng), nhật ký thi công là một trong những thành phần hồ sơ bắt buộc phải xuất trình để chứng minh công trình đã được xây dựng và giám sát đúng quy định.

3. Nội dung bắt buộc phải có trong nhật ký thi công

Một cuốn nhật ký thi công đạt chuẩn không phải là ghi cho có lệ kiểu "Hôm nay trời đẹp, thợ xây tường". Theo kinh nghiệm của Xây Dựng Minh Duy, một trang nhật ký tiêu chuẩn phải bao gồm các trường thông tin sau:

3.1. Thông tin về thời gian và thời tiết

• Ngày/Tháng/Năm: Ghi rõ ràng.

• Thời tiết: Nắng, mưa, nhiệt độ ước tính.

  • Tại sao quan trọng? Ví dụ: Ngày đổ bê tông sàn mà trời mưa to, nhật ký phải ghi lại biện pháp che chắn. Nếu sau này sàn thấm, đây là dữ liệu để phân tích nguyên nhân.

3.2. Thông tin về nhân lực và thiết bị

• Số lượng nhân công: Bao nhiêu thợ chính, bao nhiêu phụ hồ có mặt.

• Thiết bị máy móc: Máy trộn, máy tời, máy đầm... có hoạt động bình thường không hay bị hỏng hóc.

3.3. Diễn biến công việc trong ngày (Phần quan trọng nhất)

• Mô tả chi tiết các đầu việc đã thực hiện (Ví dụ: Xây tường bao tầng 1 trục A-B, đi ống điện âm tường phòng khách, đổ bê tông móng...).

• Khối lượng công việc ước tính đạt được.

3.4. Tình hình vật tư

• Ghi nhận vật tư nhập về công trường: Số lượng thép, xi măng, gạch...

• Kiểm tra nguồn gốc, thương hiệu (Có đúng như hợp đồng không).

3.5. Các vấn đề phát sinh và nghiệm thu

• Nghiệm thu nội bộ: Đã kiểm tra cốt thép trước khi đổ bê tông chưa? Đã test áp lực nước chưa?

• Sự cố: Tai nạn lao động (nếu có), sai sót kỹ thuật và biện pháp khắc phục.

• Thay đổi thiết kế: Nếu chủ nhà yêu cầu thay đổi vị trí cửa, xây thêm tường ngăn... phải ghi rõ vào nhật ký để làm cơ sở tính phát sinh chi phí sau này.

4. Hình thức và quy cách của sổ nhật ký

Trong thời đại công nghệ 4.0, hình thức của nhật ký thi công cũng có sự chuyển biến, nhưng vẫn phải tuân thủ tính pháp lý.

4.1. Nhật ký truyền thống (Sổ giấy)

• Là một cuốn sổ được đóng dấu giáp lai của nhà thầu thi công.

• Được đánh số trang liên tục, không tẩy xóa, không xé trang.

• Nếu ghi sai, phải gạch chéo và ký nháy bên cạnh, không dùng bút xóa.

• Cuối mỗi ngày, kỹ thuật thi công và giám sát của chủ nhà phải ký xác nhận.

4.2. Nhật ký điện tử (Xu hướng mới)

Hiện nay, tại Xây Dựng Minh Duy, chúng tôi áp dụng song song việc báo cáo qua các nhóm Zalo/Viber hoặc phần mềm quản lý dự án kèm hình ảnh/video thực tế.

• Ưu điểm: Chủ nhà đi công tác xa vẫn nắm bắt được tình hình theo thời gian thực. Hình ảnh trực quan sinh động.

• Lưu ý: Dù có báo cáo online, cuốn sổ giấy vẫn cần được duy trì để ký tá làm hồ sơ hoàn công sau này.

5. Những sai lầm thường gặp khi ghi nhật ký thi công

Dù quan trọng là thế, nhưng thực tế nhiều công trình nhà phố vẫn xem nhẹ việc này. Dưới đây là những lỗi "chết người" cần tránh:

1. Ghi hồi ký (Ghi bù): Cả tuần không ghi, đến cuối tuần ngồi "nhớ lại" và chép một loạt. Điều này dẫn đến sai lệch thông tin thời tiết và khối lượng việc.

2. Ghi chung chung: Chỉ ghi "Thi công phần thô" mà không nói rõ làm ở tầng mấy, trục nào.

3. Chủ nhà không ký: Chủ nhà phó mặc cho thợ tự biên tự diễn. Đến khi tranh chấp, nhà thầu đưa ra cuốn sổ có chữ ký khống hoặc không có xác nhận của chủ nhà thì rất khó giải quyết.

4. Bỏ qua các thay đổi: Chủ nhà ra chỉ thị miệng "đập bức tường này đi xây lại chỗ kia" nhưng không ghi vào nhật ký. Cuối công trình nhà thầu tính tiền phát sinh, chủ nhà cãi "tôi đâu có bảo làm", dẫn đến cãi vã.

6. Quy định xử phạt nếu không có nhật ký thi công

Không chỉ ảnh hưởng đến quyền lợi dân sự, việc thiếu nhật ký thi công còn bị xử phạt hành chính theo Nghị định 16/2022/NĐ-CP.

• Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với hành vi không lập nhật ký thi công hoặc lập nhưng không đúng quy định.

• Quan trọng hơn, thiếu nhật ký đồng nghĩa với việc hồ sơ quản lý chất lượng không đạt chuẩn, cơ quan chức năng có quyền từ chối nghiệm thu đưa công trình vào sử dụng.

7. Kinh nghiệm giám sát nhật ký dành cho chủ nhà

Để cuốn sổ nhật ký thi công thực sự phát huy tác dụng, Xây Dựng Minh Duy khuyên bạn:

• Yêu cầu ngay từ đầu: Trước khi khởi công, hãy yêu cầu nhà thầu trình mẫu sổ nhật ký và cam kết ghi chép hàng ngày.

• Kiểm tra chéo: So sánh thông tin trong nhật ký với thực tế tại công trường (Ví dụ: Nhật ký ghi 10 thợ, hãy đếm xem có đủ 10 người không).

• Ký xác nhận hàng ngày: Cố gắng dành 5-10 phút cuối ngày để ghé công trình, đọc và ký sổ. Nếu bận, hãy ủy quyền cho người thân hoặc Tư vấn giám sát độc lập.

• Ghi ý kiến của mình: Sổ nhật ký có phần "Ý kiến của Chủ đầu tư/Giám sát". Nếu thấy thợ làm ẩu, vệ sinh kém, hãy ghi thẳng ý kiến của bạn vào đó yêu cầu khắc phục.

Nhật ký thi công chính là thước đo sự chuyên nghiệp của nhà thầu và là tấm khiên bảo vệ quyền lợi hợp pháp của gia chủ. Một công trình chất lượng không chỉ đẹp ở vẻ bề ngoài mà còn phải minh bạch trong từng trang hồ sơ lưu trữ.

Tại Xây Dựng Minh Duy, chúng tôi cam kết thực hiện quy trình ghi chép nhật ký thi công nghiêm ngặt, báo cáo hình ảnh hàng ngày để khách hàng an tâm tuyệt đối, dù bạn đang ở bất cứ đâu.

Nếu bạn đang tìm kiếm một đối tác xây nhà trọn gói uy tín, minh bạch và tuân thủ pháp luật, hãy liên hệ ngay với chúng tôi.

CÔNG TY TNHH XÂY DỰNG MINH DUY

• Địa chỉ: 95/121 Đ. Lê Văn Lương, P. Tân Hưng, TP HCM

• Hotline/Zalo: 0982.96.93.79 (Mr. Minh)

• Email: xaydungminhduy@gmail.com

• Website: www.xaydungminhduy.com

• Mã số thuế: 0314513901

Xây Dựng Minh Duy – Minh bạch từng nét bút, Vững chắc mọi công trình.