Hướng dẫn chi tiết thủ tục xin phép sửa chữa nhà chung cư [2026]

Bạn vừa nhận bàn giao căn hộ chung cư và muốn thiết kế lại toàn bộ? Hay căn hộ cũ của bạn đã xuống cấp và cần một cuộc "đại phẫu"? Dù lý do là gì, khi bạn gõ từ khóa "sửa nhà chung cư", điều đầu tiên hiện lên trong đầu chắc chắn là: "Liệu có rắc rối pháp lý không?".

Câu trả lời là CÓ, nếu bạn làm sai.

Không giống như nhà mặt đất, việc sửa chữa căn hộ chung cư chịu sự quản lý vô cùng chặt chẽ của Ban Quản lý (BQL) tòa nhà và các quy định pháp luật về nhà ở. Một kế hoạch cải tạo dù đẹp đến đâu cũng có thể bị "tuýt còi" và đình chỉ ngay lập tức nếu bạn bỏ qua bước quan trọng nhất: thủ tục xin phép sửa nhà chung cư.

Nhiều chủ nhà vì chủ quan, nghĩ rằng nhà mình mình có quyền sửa, đã phải nhận "trái đắng": bị BQL lập biên bản, phạt tiền, bắt buộc khôi phục hiện trạng, thậm chí ảnh hưởng đến tình làng nghĩa xóm.

Thấu hiểu nỗi lo đó, Xây Dựng Minh Duy, với kinh nghiệm thi công và hỗ trợ pháp lý cho hàng trăm căn hộ tại TP. HCM, đã tổng hợp bài viết này. Đây là hướng dẫn chi tiết, "cầm tay chỉ việc" về tất cả các thủ tục xin phép sửa nhà chung cư cập nhật mới nhất 2026, giúp bạn chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và tự tin làm việc với BQL, đảm bảo quá trình cải tạo diễn ra suôn sẻ, đúng pháp luật.

Khi nào sửa nhà chung cư CẦN và KHÔNG CẦN xin phép?

Đây là câu hỏi cốt lõi mà mọi chủ hộ phải làm rõ trước khi gọi thợ. Việc phân định ranh giới này giúp bạn tiết kiệm thời gian và tránh những đòi hỏi vô lý từ BQL.

Nói một cách đơn giản để bạn dễ hình dung:

• BẮT BUỘC XIN PHÉP: Bất kỳ can thiệp nào làm thay đổi mặt bằng công năng, ảnh hưởng đến kết cấu, hệ thống kỹ thuật chung của tòa nhà hoặc có khả năng ảnh hưởng đến các hộ liền kề.

• KHÔNG CẦN XIN PHÉP (Nhưng nên thông báo): Các hạng mục trang trí bề mặt, lắp đặt nội thất rời, không gây ồn, không đục phá.

Hãy cùng đi vào chi tiết.

Các hạng mục bắt buộc phải có trong hồ sơ xin phép sửa chữa căn hộ

Nếu kế hoạch của bạn bao gồm bất kỳ hạng mục nào dưới đây, bạn chắc chắn phải hoàn tất thủ tục xin phép sửa nhà chung cư một cách đầy đủ.

1. Phá dỡ hoặc xây mới tường ngăn Đây là hạng mục BQL kiểm soát gắt gao nhất.

• Phá dỡ tường: Kể cả tường gạch 10cm (không chịu lực) để thông phòng (ví dụ: đập thông phòng khách và phòng ngủ liền kề) đều phải xin phép.

• Xây tường mới: Ví dụ, ngăn phòng khách để thêm 1 phòng ngủ, xây tường gạch cho bếp.

• Lưu ý từ chuyên gia: Hầu hết các BQL hiện nay đều yêu cầu khi xây tường mới phải sử dụng vật liệu nhẹ (gạch AAC, gạch siêu nhẹ...) để giảm tải trọng lên sàn. Nếu bạn đưa gạch đỏ truyền thống vào hồ sơ, khả năng cao sẽ bị từ chối.

2. Can thiệp vào hệ thống sàn (đục sàn, nâng sàn)

• Chống thấm: Đục toàn bộ gạch và vữa sàn nhà vệ sinh, ban công để làm lại chống thấm.

• Nâng sàn: Nâng cốt sàn ở một khu vực nào đó.

• Đi lại đường ống: Đục sàn để đi lại đường ống nước thoát (điều này rất hạn chế và cần thẩm định kỹ thuật kỹ càng).

3. Can thiệp vào hệ thống kỹ thuật chung (Điện, Nước, PCCC)

• Hệ thống điện: Di dời vị trí đồng hồ điện, aptomat tổng. Can thiệp vào trục kỹ thuật điện của tòa nhà.

• Hệ thống nước: Di dời vị trí đồng hồ nước, van tổng. Đấu nối thêm đường cấp/thoát nước vào trục chung (ví dụ: dời bếp ra logia).

• Hệ thống PCCC: Đây là điều tối kỵ. Việc bạn tự ý di dời, bịt, hoặc thay đổi vị trí các đầu báo khói, đầu báo nhiệt, đầu phun sprinkler trong căn hộ là vi phạm nghiêm trọng luật PCCC và sẽ bị xử phạt nặng. Mọi thay đổi (ví dụ: làm trần thạch cao che đầu báo) đều phải có phương án trình BQL duyệt.

4. Can thiệp vào trần bê tông

• Đóng trần thạch cao: Mặc dù chỉ là hạng mục trang trí, nhưng quá trình thi công (khoan bắt ty treo) và việc thay đổi độ cao trần (ảnh hưởng PCCC) vẫn yêu cầu phải đăng ký và xin phép.

• Đi các loại đường ống trên trần: Ống đồng máy lạnh, ống hút mùi, ống thông gió...

5. Thay đổi mặt ngoài căn hộ

• Thay đổi lan can ban công (hầu hết bị cấm).

• Thay đổi cửa sổ, cửa chính (màu sắc, kiểu dáng).

• Lắp đặt cục nóng máy lạnh, lưới an toàn, giàn phơi sai vị trí quy định của BQL.

6. Các hạng mục đục phá gây tiếng ồn lớn Ngay cả khi chỉ đục gạch ốp tường cũ, việc này cũng cần đăng ký trong hồ sơ xin phép sửa chữa căn hộ để BQL sắp xếp thời gian thi công và thông báo cho các hộ dân khác.

Các hạng mục không cần xin phép (chỉ cần thông báo)

Đối với các hạng mục "thay áo mới" đơn thuần, bạn không cần làm thủ tục xin phép sửa nhà chung cư phức tạp, nhưng vẫn nên thông báo cho BQL về thời gian thi công để họ hỗ trợ việc vận chuyển vật tư và đăng ký thang máy.

1. Sơn, bả, dán giấy dán tường: Đây là hạng mục làm đẹp bề mặt, không ảnh hưởng gì đến ai.

2. Lắp đặt nội thất rời: Mang sofa, bàn ăn, giường, tủ quần áo (loại đóng sẵn, không phải đóng âm tường) vào căn hộ.

3. Thay thế thiết bị (không thay đổi đường chờ): Thay vòi nước, bồn cầu, lavabo, đèn chiếu sáng... miễn là lắp đúng vào vị trí đường nước/đường điện chờ cũ.

4. Thay rèm cửa, tranh ảnh.

5. Lát sàn gỗ par-kê (sàn nổi): Chỉ áp dụng cho trường hợp bạn lát đè lên sàn gạch cũ. Nếu bạn đục sàn gạch cũ lên để lát sàn mới thì lại rơi vào trường hợp "bắt buộc xin phép".

Kinh nghiệm từ Xây Dựng Minh Duy: Ranh giới giữa "thông báo" và "xin phép" đôi khi khá mong manh. Để chắc chắn 100%, hãy chuẩn bị một danh sách các hạng mục bạn định làm và gửi cho BQL qua email. Họ sẽ phản hồi chính xác bạn cần làm gì, tránh việc đang thi công lại bị yêu cầu dừng.

Hồ sơ xin phép sửa chữa chung cư bao gồm những gì?

Khi bạn đã xác định công việc của mình thuộc nhóm "bắt buộc", đây là lúc chuẩn bị bộ hồ sơ xin phép sửa chữa căn hộ đầy đủ. Một bộ hồ sơ rõ ràng, chuyên nghiệp là yếu... tố quyết định BQL duyệt cho bạn nhanh hay chậm.

Một bộ hồ sơ chuẩn thường bao gồm 4 loại giấy tờ sau:

1. Đơn xin phép

Đây là văn bản pháp lý đầu tiên. Hầu hết (99%) các BQL tòa nhà sẽ có mẫu đơn xin sửa chữa chung cư của riêng họ. Bạn chỉ cần liên hệ lễ tân hoặc phòng kỹ thuật BQL để xin file mềm hoặc bản cứng.

Nội dung trong đơn thường yêu cầu bạn điền:

• Thông tin chủ căn hộ (Họ tên, SĐT, CCCD).

• Thông tin căn hộ (Mã căn, tầng, block...).

• Thông tin đơn vị thi công (Tên công ty, SĐT giám sát, MST...).

• Danh sách các hạng mục xin sửa chữa (Liệt kê chi tiết, ví dụ: "Đập tường ngăn phòng ngủ master và phòng ngủ 2", "Làm lại chống thấm 2 nhà vệ sinh"...).

• Thời gian dự kiến bắt đầu và kết thúc.

• Cam kết tuân thủ quy định sửa chữa chung cư của tòa nhà.

Nếu BQL không có mẫu riêng, bạn có thể sử dụng mẫu đơn chung.

TẢI VỀ NGAY: Mẫu đơn xin sửa chữa chung cư

2. Bản vẽ thiết kế/cải tạo (Yêu cầu kỹ thuật)

Đây là "linh hồn" của bộ hồ sơ. BQL sẽ nhìn vào đây để biết bạn định làm gì và có ảnh hưởng đến kết cấu, PCCC hay không. Bản vẽ càng chi tiết, BQL càng dễ duyệt.

Một bộ bản vẽ xin phép chuẩn phải có:

1. Bản vẽ mặt bằng hiện trạng: Thể hiện chính xác kích thước, vị trí tường, cửa, thiết bị vệ sinh... trước khi sửa.

2. Bản vẽ mặt bằng đập phá: Đánh dấu rõ ràng những bức tường, hạng mục nào sẽ bị phá dỡ.

3. Bản vẽ mặt bằng xây mới: Thể hiện vị trí tường xây mới, bố trí nội thất, công năng sau khi cải tạo.

4. Bản vẽ chi tiết M&E (Điện - Nước): Thể hiện phương án đi lại đường điện (ổ cắm, công tắc), đường cấp/thoát nước (đặc biệt quan trọng cho khu vực bếp, toilet).

5. Bản vẽ chi tiết PCCC (Nếu có can thiệp): Ví dụ, nếu bạn làm trần thạch cao, bản vẽ phải thể hiện vị trí đầu báo khói/sprinkler sẽ được hạ xuống trần mới như thế nào.

Yêu cầu kỹ thuật: Nhiều BQL (đặc biệt là các chung cư cao cấp) yêu cầu bản vẽ phải có dấu của công ty thiết kế có tư cách pháp nhân và chữ ký của Kiến trúc sư/Kỹ sư chủ trì. Điều này đảm bảo phương án đưa ra là an toàn và khả thi.

Đây chính là lý do bạn nên làm việc với một đơn vị thi công chuyên nghiệp như Xây Dựng Minh Duy. Chúng tôi có đội ngũ KTS, KS chuyên nghiệp, đủ khả năng lập bộ hồ sơ bản vẽ kỹ thuật này để trình BQL một cách thuyết phục nhất.

3. Hợp đồng thi công (Nếu có)

BQL cần biết ai là người chịu trách nhiệm thi công tại căn hộ của bạn. Hợp đồng thi công (hoặc ít nhất là Báo giá chi tiết có xác nhận) sẽ cung cấp thông tin pháp nhân, người đại diện, và phạm vi công việc của nhà thầu.

Điều này giúp BQL ràng buộc trách nhiệm của nhà thầu trong việc:

• Tuân thủ giờ giấc thi công.

• Đảm bảo an toàn lao động.

• Chịu trách nhiệm nếu gây hư hỏng tài sản chung (thang máy, hành lang...).

4. Các giấy tờ pháp lý khác (Sổ hồng, CCCD...)

Đây là các giấy tờ để BQL xác minh chính chủ. Bạn chỉ cần nộp bản photo (không cần công chứng):

• CCCD/Passport của chủ sở hữu căn hộ.

• Giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở (Sổ hồng/Sổ đỏ).

• Trong trường hợp chủ nhà không trực tiếp đi làm thủ tục, cần có "Giấy ủy quyền" (có công chứng) cho người đại diện (có thể là người nhà hoặc đại diện đơn vị thi công).

Quy trình 4 bước nộp hồ sơ và làm việc với ban quản lý

Sau khi đã chuẩn bị đầy đủ bộ hồ sơ xin phép sửa chữa căn hộ, đây là 4 bước thực tế bạn sẽ trải qua:

Bước 1: Liên hệ "tiền trạm" với BQL (Bộ phận Kỹ thuật) Đây là bước "ngoại giao" mà nhiều người bỏ qua nhưng lại cực kỳ quan trọng. Trước khi nộp hồ sơ chính thức, bạn (hoặc đơn vị thi công) nên cầm bản vẽ phác thảo đến gặp trực tiếp Kỹ sư trưởng hoặc Trưởng BQL.

• Mục đích: Trình bày ý định, lắng nghe các quy định sửa chữa chung cư đặc thù của tòa nhà.

• Lợi ích: Họ sẽ cho bạn biết ngay những gì "được" và "không được" (ví dụ: "Tòa nhà này tuyệt đối không cho dời bếp ra logia"). Bạn sẽ điều chỉnh bản vẽ ngay từ đầu, tránh mất thời gian nộp lên rồi bị trả về.

Bước 2: Nộp hồ sơ chính thức Nộp toàn bộ hồ sơ (Đơn, Bản vẽ, Giấy tờ pháp lý) tại văn phòng BQL.

• Lưu ý: Phải yêu cầu BQL cung cấp "Giấy biên nhận hồ sơ" hoặc một email xác nhận đã nhận đủ giấy tờ, ghi rõ ngày nhận. Đây là cơ sở để tính thời gian phản hồi.

Bước 3: Chờ thẩm định và phản hồi (Từ 5-7 ngày làm việc) Trong thời gian này, bộ phận kỹ thuật của BQL sẽ thẩm định hồ sơ của bạn. Sẽ có 2 trường hợp:

1. Hồ sơ hợp lệ: BQL ra "Thông báo chấp thuận thi công".

2. Hồ sơ cần bổ sung: BQL ra văn bản/email yêu cầu giải trình hoặc sửa đổi bản vẽ (ví dụ: "Yêu cầu bổ sung phương án chống thấm chi tiết", "Yêu cầu thay đổi vật liệu tường xây nhẹ"...). Bạn cần phối hợp với đơn vị thiết kế để chỉnh sửa và nộp lại.

Bước 4: Hoàn tất nghĩa vụ tài chính & Ký cam kết Sau khi hồ sơ được duyệt, bạn cần làm 2 việc cuối cùng trước khi khởi công:

1. Ký quỹ thi công: Đóng một khoản tiền (sẽ nói ở mục sau) cho BQL.

2. Ký biên bản cam kết: Cam kết tuân thủ nội quy thi công (giờ giấc, vệ sinh, an toàn...).

3. Đăng ký danh sách thợ: Nộp CCCD của đội thợ để BQL làm thẻ ra vào.

Khi đã có "Giấy chấp thuận thi công" trong tay, bạn mới chính thức được phép bắt đầu công trình.

Những quy định "bất thành văn" và lệ phí thường gặp

Ngoài các thủ tục xin phép sửa nhà chung cư trên giấy tờ, đây là những luật "bất thành văn" và các chi phí bạn cần nắm rõ để dự trù ngân sách và tránh xung đột.

1. Phí ký quỹ thi công

• Đây là gì? Đây là khoản tiền đặt cọc, không phải phí mất đi. Nó dùng để đảm bảo nếu trong quá trình thi công, nhà thầu của bạn gây hư hỏng tài sản chung (làm xước thang máy, bẩn hành lang, vỡ gạch sảnh...), BQL sẽ dùng tiền này để sửa chữa.

• Mức phí: Tùy tòa nhà, thường dao động từ 10.000.000 VNĐ đến 50.000.000 VNĐ.

• Hoàn lại: Khoản tiền này sẽ được hoàn lại 100% sau khi bạn thi công xong, dọn dẹp sạch sẽ và BQL nghiệm thu không có hư hỏng gì.

2. Quy định về giờ giấc và thang máy

• Giờ thi công: Hầu hết BQL chỉ cho phép thi công từ 8h00 - 17h00 (nghỉ trưa 12h00 - 13h30) từ Thứ 2 đến Thứ 7.

• Giờ gây ồn: Các công việc đục, phá, khoan... chỉ được làm trong khung giờ nhất định (ví dụ: 8h30 - 11h30 và 14h00 - 16h30). Nghiêm cấm gây ồn vào Chủ Nhật và ngày lễ.

• Thang máy: Bắt buộc chỉ được dùng thang hàng (thang tải), phải đăng ký lịch vận chuyển vật tư trước, và phải che chắn lót sàn thang máy cẩn thận.

3. Quy định về vệ sinh và phế thải

• Bạn phải chịu trách nhiệm giữ vệ sinh hành lang chung khu vực căn hộ mình.

• Phế thải xây dựng (xà bần, gạch vỡ) phải được đóng bao gọn gàng, tập kết đúng nơi BQL chỉ định và vận chuyển ra khỏi tòa nhà (thường là vào buổi tối). Bạn không được vứt rác thải xây dựng vào ống rác sinh hoạt.

Xử lý thế nào nếu ban quản lý làm khó?

Đây là tình huống không hiếm gặp. Đôi khi BQL làm khó vì họ làm đúng trách nhiệm, nhưng cũng có khi vì lý do cảm tính. Bạn cần bình tĩnh xử lý:

1. Nếu BQL làm khó "Đúng" (Do hồ sơ bạn sai):

• Ví dụ: Bạn nộp bản vẽ xin đập một cây cột, hoặc xin dời hộp PCCC.

• Giải pháp: BQL từ chối là hoàn toàn đúng. Bạn phải tuyệt đối tuân thủ và thay đổi thiết kế cho phù hợp với quy định sửa chữa chung cư. Đừng cố "lý sự" về những gì ảnh hưởng đến an toàn chung.

2. Nếu BQL làm khó "Sai" (Cảm tính, đòi hỏi vô lý):

• Ví dụ: Bạn chỉ sơn lại nhà nhưng BQL bắt nộp bản vẽ thiết kế 3D. Hoặc hồ sơ đã đủ nhưng BQL "ngâm" không duyệt.

• Giải pháp:

  • Giữ thái độ ôn hòa: Luôn luôn mềm mỏng, cầu thị, hỏi rõ lý do.

  • Yêu cầu văn bản: Yêu cầu BQL trích dẫn văn bản, điều khoản nào trong nội quy tòa nhà quy định về việc đó. Nếu họ không đưa ra được, họ đang làm khó cảm tính.

  • Nhờ nhà thầu chuyên nghiệp: Đây là lúc vai trò của Xây Dựng Minh Duy phát huy. Chúng tôi, với tư cách là đơn vị thi công pháp nhân, có kinh nghiệm, sẽ thay mặt bạn đứng ra làm việc, giải trình kỹ thuật với BQL. Tiếng nói của một công ty xây dựng chuyên nghiệp luôn có trọng lượng hơn là chủ nhà tự đi xin.

  • Liên hệ Ban Quản Trị (BQT): Nếu BQL (đơn vị vận hành) cố tình làm khó, bạn có thể gửi văn bản/email cho BQT (đại diện của cư dân) để can thiệp.

Câu hỏi thường gặp về thủ tục xin phép sửa nhà chung cư

Dưới đây là 5 câu hỏi Xây Dựng Minh Duy nhận được nhiều nhất từ các gia chủ:

Câu 1: Sửa nhà chung cư có cần xin phép UBND Phường/Quận (Giấy phép xây dựng) không?

Trả lời: Hầu hết là KHÔNG. Theo Luật Xây dựng, các trường hợp cải tạo, sửa chữa bên trong căn hộ chung cư mà không can thiệp vào kết cấu chịu lực, không thay đổi công năng sử dụng, và không ảnh hưởng đến môi trường, an toàn PCCC thì được miễn Giấy phép xây dựng. Bạn chỉ cần làm việc duy nhất với Ban Quản lý tòa nhà.

Câu 2: Nếu tôi lén lút sửa nhà chung cư mà không xin phép thì sao?

Trả lời: Đây là rủi ro cực lớn. Khi bị phát hiện (do hàng xóm báo, bảo vệ đi tuần...):

1. BQL sẽ lập biên bản, đình chỉ thi công ngay lập tức.

2. Cắt điện, nước của căn hộ.

3. Phạt tiền theo nội quy tòa nhà (có thể rất cao).

4. Buộc phải khôi phục lại hiện trạng ban đầu (chi phí này còn tốn kém hơn chi phí sửa).

5. Mất 100% tiền ký quỹ thi công.

Câu 3: Nộp hồ sơ xin phép sửa nhà chung cư bao lâu thì được duyệt?

Trả lời: Theo quy định chung, BQL sẽ phản hồi hồ sơ của bạn trong vòng 5 đến 7 ngày làm việc (không tính T7, CN). Nếu hồ sơ chuẩn chỉ, bạn có thể được duyệt sớm hơn. Nếu hồ sơ sai, thời gian sẽ kéo dài bằng thời gian bạn sửa lại hồ sơ.

Câu 4: Ai là người chịu trách nhiệm làm thủ tục xin phép, chủ nhà hay nhà thầu?

Trả lời: Chủ nhà là người đứng tên trên đơn và chịu trách nhiệm pháp lý cuối cùng. Tuy nhiên, một đơn vị thi công trọn gói, chuyên nghiệp như Xây Dựng Minh Duy sẽ là người thực hiện toàn bộ công việc này cho bạn: từ tư vấn pháp lý, lập bản vẽ kỹ thuật, chuẩn bị hồ sơ, đến đứng ra làm việc, giải trình với BQL. Việc của bạn chỉ là ký tên.

Câu 5: Tôi thuê căn hộ (không phải chủ) thì có được xin phép sửa chữa không?

Trả lời: Bạn không thể tự ý xin phép. Bạn phải có "Giấy ủy quyền" (có công chứng) của chủ sở hữu căn hộ, cho phép bạn được thay mặt họ thực hiện việc cải tạo và làm các thủ tục xin phép sửa nhà chung cư liên quan.

Việc hoàn tất thủ tục xin phép sửa nhà chung cư không phải là một rào cản để làm khó chủ nhà, mà là một quy trình cần thiết để đảm bảo an toàn kết cấu, an toàn PCCC và sự hài hòa cho cả cộng đồng dân cư.

Việc này không hề phức tạp nếu bạn có sự chuẩn bị kỹ lưỡng: phân định rõ hạng mục, chuẩn bị đủ hồ sơ (đặc biệt là bản vẽ kỹ thuật), và làm việc trên tinh thần hợp tác với BQL.

Tuy nhiên, nếu bạn là người bận rộn, không có chuyên môn về kỹ thuật xây dựng và không muốn mất thời gian "đấu trí" với các thủ tục giấy tờ, giải pháp tốt nhất là tìm một đơn vị cải tạo trọn gói uy tín.

Tại Xây Dựng Minh Duy, chúng tôi không chỉ cung cấp dịch vụ thi công sửa chữa chung cư chất lượng, mà còn bao gồm cả gói dịch vụ hỗ trợ pháp lý. Đội ngũ của chúng tôi sẽ thay mặt bạn hoàn tất mọi hồ sơ xin phép sửa chữa căn hộ một cách chuyên nghiệp, nhanh chóng, đảm bảo công trình của bạn được khởi công đúng tiến độ và đúng pháp luật.

Đừng để những rắc rối pháp lý làm cản trở ước mơ về một tổ ấm hoàn hảo.

CÔNG TY TNHH THIẾT KẾ XÂY DỰNG MINH DUY

• Liên hệ tư vấn & Khảo sát miễn phí:

• Hotline/Zalo: 0982.96.93.79 (Mr. Minh)

• Email: xaydungminhduy@gmail.com

• Địa chỉ: 95/121 Đ. Lê Văn Lương, P. Tân Hưng, TP HCM

• Website: www.xaydungminhduy.com